L'Association for Electronic Music met en ligne un guide gratuit en douze chapitres pour les promoteurs indépendants : contrats avec les agences, advance, assurance, billetterie et annulations.
L'Association for Electronic Music (AFEM), organisation professionnelle internationale de la filière électronique basée à Londres, a mis en ligne fin octobre un Promoter Good Practice Guide. Gratuit et consultable sur son site, il s'adresse aux promoteurs indépendants et à ceux qui organisent leurs premières soirées. Le document compte douze chapitres thématiques, complétés par une introduction, un glossaire et une procédure d'enregistrement. L'AFEM le présente comme une ressource « pratique et entièrement volontaire », et non comme un cadre réglementaire.
Agences, promoteurs, ticketing : qui a contribué
Le guide a été rédigé avec des acteurs de toute la chaîne. Côté agences : WME, CAA, Primary Talent et Bullitt. Côté billetterie : Skiddle et Ticketmaster. Y ont aussi participé les promoteurs Future is Sound et Monkey Project, le festival AVA de Belfast, l'Association for Independent Promoters, LIVE UK, A Greener Future, AMAAD, PRS for Music et Resident Advisor. Finlay Johnson, directeur général de l'AFEM, le décrit comme un outil pour « commencer à organiser, éviter les erreurs coûteuses et tenir dans la durée ».
La relation avec l'agence, chiffres à l'appui
Le chapitre sur la relation entre agence et promoteur est le plus directement lié au booking. Il recommande d'envoyer une première demande complète : date, lieu, horaire de passage, jauge, prix du billet et durée du set. Il pose ensuite une question souvent laissée floue : la commission d'agence s'ajoute-t-elle au cachet ou est-elle incluse dans la garantie ? Le guide situe le standard du secteur entre 10 et 15 %, et conseille de vérifier si cette commission est remboursable en cas d'annulation.
Les acomptes et soldes doivent être versés sur un compte séquestre de l'agence, à des dates fixées à l'avance. La durée du set doit être écrite dans le contrat. Le « pay to play », qui consiste à faire payer un artiste pour jouer, est explicitement proscrit.
Advance technique et assurance
Pour l'advance, le guide fixe des délais : deux à trois semaines avant une date club, quatre à six semaines pour un booking international. La feuille de route doit parvenir à l'artiste et à la salle au moins 48 heures avant l'événement. La configuration DJ doit être confirmée en amont : modèle de table de mixage, lecteurs et version de firmware, et support utilisé (vinyle, clé USB ou ordinateur). Les limites en décibels doivent être annoncées avant les balances, pas pendant.
Côté assurance, le texte déconseille de s'en remettre à la seule responsabilité civile de la salle. Il liste les couvertures à envisager : annulation, absence de l'artiste, matériel, cyber-risques. Il recommande aussi de vérifier que les prestataires son, scène et accroche disposent de leur propre assurance.
Billetterie : frais, avances et revente
Le guide indique que les frais de service facturés aux acheteurs tournent généralement autour de 10 à 12 %, et demande d'afficher le prix total avant le paiement. Les avances consenties par les plateformes vont de 5 à 10 % de la valeur faciale. Il conseille de choisir un service qui ne délivre les codes-barres que 24 heures avant l'événement, de plafonner le nombre de billets par acheteur et d'activer une revente officielle en cas de complet.
Le budget marketing est découpé en cinq phases : 10 % pour le lancement, 30 % pour l'échauffement avant la prévente, 10 % pour la prévente et la vente générale, 20 % pour les relances hebdomadaires et 30 % pour les deux dernières semaines.
La fenêtre des 30 jours
Le chapitre sur les annulations rappelle que de nombreux contrats d'artistes prévoient une fenêtre de 30 jours. En cas d'annulation à moins de 30 jours, l'artiste peut conserver la totalité de son cachet, sauf report, et certains frais engagés peuvent rester dus. Quand l'artiste était « prêt, disposé et en mesure » de jouer, le promoteur paie en principe le cachet. En cas de report, le guide recommande d'annoncer la nouvelle date en même temps que le report, pour limiter les demandes de remboursement.
Une marque gratuite, sans audit
Les promoteurs qui ont lu le guide peuvent remplir un formulaire d'enregistrement auprès de l'AFEM. Ils obtiennent alors le droit d'afficher une marque « Promoter Good Practice » sur leurs offres, leur site et leurs réseaux sociaux. Son usage est gratuit. Le guide précise qu'il ne s'agit ni d'une accréditation, ni d'une qualification, ni d'une adhésion : l'enregistrement est auto-déclaré, sans contrôle ni audit, et l'AFEM peut retirer l'autorisation si la marque est utilisée de façon contraire au guide.
Le chapitre consacré au financement recense des dispositifs britanniques comme la PRS Foundation et l'Arts Council England, ainsi que l'Initiative Musik et le Musicboard Berlin en Allemagne, le Performing Arts Fund aux Pays-Bas et le fonds européen EFFEA. Aucun dispositif français n'y figure.
